Kurz gesagt
Ein gutes Briefing für eine Firmenwebsite erklärt, mit wem Sie sprechen, was der Besucher verstehen soll und was er tun soll. Sie müssen nicht wissen, wie man eine Website programmiert. Sie brauchen Entscheidungen zu Geschäft, Inhalt und Teamarbeit. Die folgende Vorlage können Sie schon nutzen, bevor Sie Angebote anfordern.
„Wir wollen eine moderne Website“ reicht nicht als Anfang
Das Wort „modern“ kann große Bilder, weniger Text, neue Farben oder Scroll-Effekte bedeuten. Nichts davon sagt, warum das Unternehmen die Veränderung braucht. Zwei Designer können völlig unterschiedliche Lösungen vorschlagen und beide das Anliegen korrekt verstanden haben.
Beginnen Sie mit der Situation des Kunden. Eine Person sucht einen Service für eine Maschine, die stehen geblieben ist. Sie möchte wissen, ob Sie ihr Modell betreuen, in ihrer Region arbeiten und wie sie Informationen zum Defekt senden kann. Wenn die Website nur die Firmengeschichte und schöne Bilder zeigt, hat sie die Antworten, wegen derer sie gekommen ist, noch nicht erhalten.
Eine solche Beschreibung ist nützlich für Struktur, Text, Design und Formular. Sie hilft auch bei dem Vergleich von Agenturen und Angeboten, weil alle Kandidaten dieselbe Aufgabe sehen.
Die Vorlage: Was auszufüllen ist
Kopieren Sie die Tabelle in ein Dokument und antworten Sie in einfachen Sätzen. Wenn Sie etwas nicht wissen, schreiben Sie „zu besprechen“. Das ist besser als eine Vermutung, die später als Anforderung gilt.
| Teil des Briefings | Was Sie eintragen sollen | Nützliche Frage |
|---|---|---|
| Business | Wichtige Leistungen, Produkte und Regionen | Was verkaufen wir eigentlich? |
| Ziel | Das wichtigste Ergebnis der Website | Anfragen, Käufe, Reservierungen oder Informationen? |
| Zielgruppe | Wichtige Kundengruppen und Situationen | Wer kommt und was erschwert ihm den Weg? |
| Gebot | Warum sollte sich der Kunde für Sie entscheiden | Welche Vorteile können wir belegen? |
| Seiten | Vorläufige Liste und Zweck | Welche Aufgabe erfüllt jede Seite? |
| Inhalt | Texte, Bilder, Dokumente, Verfügbarkeit | Was ist fertig und wer bereitet den Rest vor? |
| Funktionen | Aktionen, die eine Person oder ein Mitarbeiter ausführt | Wie beginnt und endet jede Aktion? |
| Integrationen | E-Mail, CRM, Zahlungen, Kurierdienste, externe Systeme | Mit welchen Systemen muss die Website Daten austauschen? |
| Sprachen | Benötigte Versionen und Übersetzungen | Wer übersetzt und wer gibt frei? |
| Bestehende Website | Adressen, Inhalte, Zugänge, wichtige Seiten | Was müssen wir bewahren? |
| Verwaltung | Bearbeitungen, Rollen und Schulung | Wer wird nach dem Start mit der Website arbeiten? |
| Organisation | Verantwortliche Person, Freigaben, Termin und Budget | Wer trifft Entscheidungen und wann? |
| Abnahme | Prüfungen vor der Veröffentlichung | Wie weisen wir nach, dass die Aufgabe erledigt ist? |
Nicht alle Punkte erfordern eine lange Antwort. Für eine kleine Unternehmenswebsite kann die Integration nur aus der zuverlässigen Annahme von Anfragen bestehen. Für ein Unternehmen mit Katalog kann dieser Teil mehrere Seiten umfassen. Der Umfang des Lastenhefts sollte der Komplexität der Arbeit entsprechen.
Ausgefülltes Beispiel: Service für Industrieausrüstung
Das folgende Beispiel ist für ein fiktives Unternehmen. Ziel ist zu zeigen, wie konkret das Dokument sein kann, ohne Fachjargon zu verwenden.
Unternehmen und Kunden. Das Unternehmen repariert Kompressoren und bietet Wartung für Produktionsbetriebe in Sofia und der Region an. Anfragen kommen von technischen Leitern und Eigentümern. Einige haben einen akuten Ausfall, andere planen eine Wartung.
Ziel. Der Besucher soll feststellen, ob wir seine Ausrüstung betreuen, und genügend Informationen für eine erste Einschätzung senden. Ein Anruf bleibt möglich, aber das Formular soll den Austausch unvollständiger E-Mails reduzieren.
Seiten. Startseite, Reparatur, Wartung, betreute Marken, Über uns und Kontakt. Die Reparaturseite erklärt den Ablauf und die notwendigen Angaben. Die Wartungsseite beschreibt, wie ein Besuch vereinbart wird. Wir erstellen keine eigene Seite für jede Marke, bevor wir dafür nützliche Inhalte haben.
Inhalt. Wir haben eigene Fotos aus der Werkstatt, eine Liste der betreuten Geräte und eine Beschreibung des Ablaufs. Die Texte müssen für die Website redigiert werden. Der technische Leiter prüft die Fakten, der Geschäftsführer gibt die Endversionen frei.
Formular. Der Kunde wählt Reparatur oder Wartung, gibt Modell, Ort und Kontakt an, beschreibt das Problem und kann ein Foto anhängen. Er erhält eine Bestätigung, dass die Anfrage eingegangen ist. Der Mitarbeiter sieht sie an der vereinbarten Adresse. Bei fehlgeschickter Übermittlung bleiben die eingegebenen Daten auf dem Bildschirm und es erscheint eine verständliche Meldung.
Verwaltung. Zwei Mitarbeiter werden die Leistungen bearbeiten und Neuigkeiten veröffentlichen. Sie dürfen keinen Zugriff auf Einstellungen haben, die den Betrieb der Website unterbrechen könnten. Wir planen eine Schulung mit dem Hinzufügen einer echten News und dem Austausch eines Fotos.
Freigabe und Start. Der Geschäftsführer sammelt das Feedback des Teams und sendet eine gemeinsame Entscheidung. Das Design wird vor der Entwicklung freigegeben. Die Veröffentlichung erfolgt nach dem Test des Formulars, des mobilen Menüs, der wichtigsten Seiten und der Bearbeitungsmöglichkeit.
In diesem Beispiel gibt es bereits genug Informationen für ein sinnvolles erstes Angebot. Farben und die konkrete Plattform können danach besprochen werden. Wenn der Auftragnehmer einen besseren Vorschlag für die Struktur hat, gibt es auch eine klare Aufgabe, an der er ihn begründen kann.
Die Funktion als Aktion beschreiben
„Formular mit Upload“ ist kurz, lässt aber viele Lücken. Welche Dateien werden akzeptiert? Wie viele dürfen es sein? Was passiert, wenn sie zu groß sind? Wer erhält sie? Nützlicher ist es, den Start, das normale Ergebnis und einen möglichen Fehler zu beschreiben.
Gleiches gilt für „Katalog“, „Reservierung“ und „Kundenprofil“. Beim Katalog geben Sie an, wie gesucht wird, welche Filter helfen und was bei einem ausverkauften Produkt zu sehen ist. Bei der Reservierung - wann der Termin als bestätigt gilt und wer ihn ändern kann. Beschreiben Sie nicht jede Mausbewegung. Beschreiben Sie die Entscheidungen, die die Arbeit beeinflussen.
Wenn Dateien hochgeladen werden, gehört auch die sichere Umsetzung zum Umfang. OWASP empfiehlt Prüfungen der erlaubten Typen, der Größen und der Speicherart. Für den Auftraggeber reicht es aus, den geschäftlichen Bedarf zu nennen; der Auftragnehmer sollte die passenden Einschränkungen vorschlagen.
Der Inhalt ist die häufigste versteckte Abhängigkeit
Die Umsetzung stoppt leicht, wenn keine freigegebenen Texte, Fotos oder Produktdaten vorhanden sind. „Wir schicken sie später“ klingt harmlos, beeinflusst aber die Struktur, die Seitenlänge und die benötigten Komponenten. Eine Seite mit drei kurzen Leistungen wird anders gestaltet als eine Seite mit technischen Daten und detaillierten Bedingungen.
Erstellen Sie eine Liste der Materialien mit Verantwortlichem und Status: fertig, zu bearbeiten, zu fotografieren, zu übersetzen. Bei den Fotos geben Sie auch die Nutzungsrechte an. Wenn die Texte von der Agentur geschrieben werden, stellen Sie eine Person bereit, die die Fakten bestätigen kann. Kein Designer kann die Bedingungen erraten, die das Unternehmen tatsächlich anbietet.
Referenzen helfen auch dabei, zu erklären, was Ihnen gefällt. „Mir gefällt diese Website“ ist zu allgemein. „Mir gefällt, wie die Leistungen getrennt sind und wie man zur Anfrage gelangt“ gibt eine nützliche Richtung vor. Trennen Sie Struktur von Farben, Fotos und Animationen, damit kein fremdes Unternehmen kopiert wird.
Fügen Sie die Abnahmekriterien hinzu
Für jede wichtige Funktion schreiben Sie eine kurze Prüfung. Zum Beispiel: „Am Telefon fülle ich das Formular aus, hänge ein erlaubtes Foto an, erhalte eine Bestätigung und die Anfrage kommt beim Mitarbeiter an“. Fügen Sie auch eine Prüfung mit einer ungültigen Datei oder einem fehlenden Pflichtfeld hinzu. So bekommt das Wort „funktioniert“ eine konkrete Bedeutung.
Beim Aktualisieren einer alten Website notieren Sie, welche Seiten und Materialien erhalten bleiben müssen. Bei geänderten Adressen braucht es einen Plan für die Zuordnungen und nicht eine willkürliche Weiterleitung von allem zur Startseite. Ein nützlicher Ausgangspunkt ist die Google-Dokumentation zum Verschieben einer Website.
Fügen Sie auch grundlegende Usability-Tests hinzu: sichtbarer Fokus bei Tastaturbedienung, lesbare Feldbeschriftungen und ausreichender Kontrast. W3C Easy Checks zeigt, wie erste Prüfungen durchgeführt werden können. Die vollständige Barrierefreiheit erfordert eine umfassendere Bewertung, aber diese Aufgaben können bereits im Pflichtenheft beschrieben werden.
Das Dokument muss veränderbar sein
Das Pflichtenheft ist kein Versprechen, dass Sie während des Projekts nichts Neues lernen. Eine Funktion kann sich als unnötig erweisen, eine andere als wichtiger als erwartet. Notieren Sie die Entscheidung, den Grund und die Auswirkung auf Preis und Termin. So wird die Änderung gesteuert, statt als Überraschung bei der Schlusszahlung aufzutauchen.
Bevor Sie das Dokument abschicken, lesen Sie es so, als würden Sie Ihr Unternehmen nicht kennen. Kann man verstehen, was Sie verkaufen, an wen und was auf der Website passieren soll? Wenn ja, haben Sie bereits eine Gesprächsgrundlage. Wenn nicht, beginnen Sie mit diesen drei Antworten und heben Sie die technischen Details für das Treffen auf.
häufig gestellte Fragen
Wie lang sollte das Briefing sein?
Für eine einfachere Firmenwebsite können wenige gut ausgefüllte Seiten ausreichen. Ein Katalog, Kundenprofile und Integrationen erfordern mehr Beschreibung. Der Nutzen des Dokuments hängt von klaren Entscheidungen ab, nicht von der Seitenzahl.
Müssen wir die Plattform vorher festlegen?
Nicht zwingend. Beschreiben Sie die Funktionen, Inhalte und die Art der Verwaltung. Der Dienstleister kann eine Plattform vorschlagen und die Kosten, Einschränkungen und den nötigen Support für diese Anforderungen erklären.
Kann die Agentur bei dem Briefing helfen?
Ja. Ein Arbeitstermin kann Struktur, Abläufe und fehlende Materialien klären. Das Unternehmen muss jedoch Ziele, reale Rahmenbedingungen und die Person bestätigen, die Entscheidungen freigibt.
Was tun wir, wenn wir später eine Funktion hinzufügen?
Sie dokumentieren die neue Anforderung und besprechen die Auswirkungen auf die laufende Arbeit, den Preis und den Termin. Wenn sie eine bereits freigegebene Phase verändert, sollte das vor der Umsetzung klar sein. Halten Sie eine aktuelle Version des Briefings.
